Yeni Sorun Çözme Yöntemlerinde İnsan Faktörü
Yönetimin önceliği genelde ya verimliliğin artması ya da değişen koşullara ayak uydurma sorunlarında yatar. Bu sorunları yöneticinin kendi kişisel sorunu olmaktan çıkartıp çalışanlara yayması ve çözümleri yaratabilecek insan sayısını böylece çoğaltması artık kişilik zayıflığı değil, yönetici başarısı olarak algılanmaktadır. Her firmada bu tür insan kaynakları mevcuttur ve bunları değişik sorunlara değişik çözümler bulmak için kullanabilirsiniz. Biz bu bölümümüzde “yenilikçi” çözüm bulma yönteminde insan etkileri üzerine yoğunlaşacağız.
Yenilikçi çözüm anlayışında olmazsa olmaz koşul, şartlanma ve tek doğru çözüm peşine düşme tandanslı yaklaşımların kabul edilemeyeceği gerçeğidir. Aslında bu anlayışta bireysel çözümler üretmek de pekala olanaklıdır ancak, biz grupsal çözüm üretilmesindeki insan faktörü üstüne konsantre olalım.
İnsansal faktörler nerede başlar, nerede biter? Tabii ki insanın doğasında arayacağı insansal faktörler nerede başlar, nerede biter? Tabii ki insanın doğasında arayacağız cevapları. Bireyin tercihleri, kişiliği, motive olabilme ve motive etme konusundaki özellik ve tercihleri, grup dinamiklerine uyumu bunlardan bazıları.
Grup içerisinde yöneticinin insanlardan yararlanma konusunda yapabileceği en basit uygulama bireyin doğrudan böyle bir durumda kendisine soracağı sorulardan ve vereceği tepkilere yaklaşımlarından oluşur. Küçük gruplarda ise organizasyonel bir yapı oluşturup yeniliğe yol açabilecek davranış ve konuşmalardan yararlanıla bilinir. Bundan bir adım ötesi ise artık doğrudan sorunun yenilikçi olarak çözümü için özel grup oluşturup görev bölümü yapmak ve işi yarışmaya dönüştürmek olarak algılanabilir.
Yenilikçi Sorun Giderme (YSG) becerilerini irdelerken beş alan gözümüze çarpar:
Yönelme ve Hazır Olma Hali
Efektif sorun giderme iki tür düşünme halinin dengelerine bağımlıdır. Bunlardan birincisi yeni ve beklenmeyen olasılıkların manipülasyonu ile anlamlı bağıntıların kurulduğu yaratıcı düşünme tarzı, diğeri ise fikirlerin karşılaştırıldığı, zıtlaştırıldığı, geliştirildiği konseptlerin rafine edildiği, elendiği, alternatifler ile desteklendiği, yargıların oluşturulduğu ve kararların verildiği kritik düşünme tarzı. Eğer bu iki düşünce tarzı arasında üretici bir balans ve harmoni kurabilirseniz müthiş sonuçlar ile karşılaşacağınız kesindir.
Burada öncelik hangi tür düşünme tarzına daha yatkın olduğunuz. Eğer grup halinde çalışıyorsanız bu sefer de önemli olan grubun düşünme yöntemi. Eğer yukarıdaki türlerden bir tanesi ağırlıklı olarak geçerliyse o grupta, grubun düşünce tarzı da aynı şekilde oluşacaktır. Burada yöneticinin düşünce tarzlarına vakıf olması ve azınlıkta kalan düşünce tarzına yoğunluk sağlayarak dengeyi kurması önem kazanmaktadır.
Uygulama Düzeyleri
Bir YSG programında en az üç düzey vardır. Birinci düzey temel yöntem ve tekniklerin öğrenilmesi ki temel yöntemleri danışmanlar tutarak da öğrenebilirsiniz. Yöntemlerin doğrudan öğrenilmesi en uygun seçim olur.
İkinci düzeyde süreçlerin uygulanması geliyor. Burada orkestra kadar ve hatta ondan daha önemlisi orkestra şefi. Katılanlar yöneticiden güven duygusu edinmeli ve özgür hissetmeli kendilerini.
En son düzeyde ise artık gerçek yaşamın konuları ve fırsatları gündeme geliyor. Burada artık liderin görevi ve stratejisi katılanların işini kolaylaştırmak. Çalışma ağları kuracak, ekipler oluşturacak ve uygulamada kılavuzluk görevini üstlenecektir. Bunu yapabilecek liderin grup dinamiklerini çözebilmesi ve grup davranış biçimlerinden anlaması lazımdır.
Roller
Ünitenizin ya da organizasyonunuzun hangi bölümünde sorun varsa o bölümün sorumlusu bu toplantının “müşterisidir.” Müşteriye yardım eden ve grubu oluşturan “idareci,” grupta fikirleri ortaya koyanlar ise “kaynak grup” olarak adlandırılırlar. Hem müşteriyi hem grubu idare eden aynı zamanda tartışmaların da gidiş biçimini oluşturacak ancak kararlar ve karara mesnet olan bilgilendirmeleri müşteri yapacaktır. Kaynak grubun görevi ise hammadde sağlamaktır.
Grup Seçimi ve Gelişmeler
Liderin tutumu grup seçiminde çok önemlidir. Grup seçiminde katılımcıların sayısı, çeşitliliği, yaşları, görevleri, deneyim düzeyleri doğru seçilmelidir. Küçük bir sorun için üst düzey bir toplantı düzenlemek ufak bir çocuğun işini bir yetişkine yaptırmaya benzer. Kısa sürede toplantı ciddiyetini kaybeder. Bunun tersi daha da riskli ve verimsiz olacaktır. Eğer müşteri yeni, tuhaf ve değişik bir çözüm peşindeyse o konu ile ilgili deneyimleri az olan insanları bir araya getirmek daha akılcı olacaktır. Böylece çok sayıda değişik fikir üretilebilecektir.
Grup dinamiklerine hassas olmak da önemlidir. Bir yandan olumlu bir sonuç elde ederken öbür yandan da gruptaki insanlar arasındaki ilişkilerin bozulmamasını sağlamak zorundasınız. Grubu anlamak hem efektif olmasını sağlayacak hem de verimliliği arttıracaktır. Grup doğru bir idare altında bazı gelişmeler gösterecektir. Bu önceden tahmin edilebildiği gibi yönetilebilen de bir değişim şeklidir. Bu gelişimler şu dört fazda incelenebilir:
1. Forming (Oluşma)
2. Storming (Fırtınalar)
3. Norming (Düzene Girme)
4. Performing (Çözüm Üretme)
Oluşum sırasında insanlar yavaş yavaş birbirlerini tanıyacaklar ve lider ile olan ilişkilerini düzenleyeceklerdir. Niye buradayız? Bizden ne yapmamız bekleniyor? Bunu nasıl yapacağız? Hedeflerimiz nelerdir? İşte bu soruların şekillendiği, cevaplarının düzenlendiği ve insanların bu soruları cevaplandırma isteklerinin uyandırıldığı aşama bu oluşum sırasındadır.
Fırtınalar oluşumun hemen sonrasında ortaya çıkacaktır. Bunun birinci nedeni de insan ilişkileri ile organizasyonun görev dağılımı arasındaki zıtlıklardır. Bu çekişmeler gizli dahi olsa her sosyal toplumun vazgeçilmez ve kaçınılmaz gerçekleridir. Bu aşamada oluşan sorular ise şunlardır: Kim ne için sorumlu olacak? Kurallar neler? Sınırlarımız ne? Ödülümüz ne olacak? Kriterlerimiz neler?
Üçüncü aşamada artık herşey biraz daha belirginleşmiş ve katılımcılar bir grup olduklarını hissetmeye başlamışlardır. Fikirler paylaşılmaya ve açınımlar yapılmaya başlanır. İnsanlar giderek yapılan işten ve üretilen fikirlerden hoşlanmaya başlar ve yeni fikir üretimi için gereken geri beslemeyi kolayca sağlar.
Dördüncü aşama bir gayret ve dikkat aşamasıdır. Daha önceleri üretilenlerin birbirlerine bağlanacakları ve sinerjinin en üst düzeye çıkacağı aşama bu aşamadır. Artık insanlar göreve odaklanmışlardır. Bu aşamada çözümler bir bir ortaya konulmaya ve tartışılmaya başlanacaktır.
Lojistik
Bir çözüm toplantısı düzenleyecekseniz burada elinizin altında olması gerekecek her türlü dokümanı, grafikleri, üzerinde çalışabileceğiniz tabloları daha önceden toplantı odasına getirmeniz gereklidir. Böyle bir toplantının sürekli olarak kayıt altına alınması da şarttır. Toplantı odası bu şartları da yerine getirmelidir.
YSG Yöntemleri ve Teknikleri
Daha önce belirttiğimiz üzere YSG sorun çözme süreci yaratıcı ve kritik düşünce tarzlarının dengeye getirildiği bir süreçtir. Yaratıcı sorun çözümünde şu altı aşamalı model uygun bir sistem olarak gözükmektedir.
1. Düzensizliğin saptanması
2. Verilerin bulunması
3. Sorunun saptanması
4. Fikirlerin bulunması
5. Çözümlerin bulunması
6. Kabullerin oluşturulması
Düzensizliğin saptanması doğrudan yönetici tarafından yapılabileceği gibi sorunla ilgili bireylerden de gelebilir. Bu aşama kanımca bir sorunun giderilmesinde en önemli aşamadır. Ağrısız başımıza sorun çıkarma şimdi yaklaşımı geri kalmış ülkelerin geride kalması gerekli yöneticilik tarzının en önemli kalelerinden biridir. Akıllı yönetici organizasyonu içerisinde sürekli olarak düzensizlik ve sorun avına çıkan yöneticidir. Bundan sonrası yukarıdaki yöntem paralelinde çorap söküğü gibi gidecektir.
